Tu stockes tes clients sur Excel, un cahier, ou des post-it ? Je ne vais pas te mentir : ce n’est pas conforme RGPD. Et en 2026, les contrôles se multiplient.
La bonne nouvelle ? Te mettre aux normes RGPD prend 5 minutes, pas besoin d’être juriste, et ça peut même améliorer ton organisation. Dans ce guide, je t’explique ce que tu risques vraiment avec un fichier client non conforme, et comment corriger ça simplement.
Spoiler : Tu n’as pas besoin de payer un consultant à 3000€. Juste de comprendre 3 règles de base.
Pourquoi ton fichier client Excel n’est probablement pas conforme RGPD
Le RGPD, c’est quoi exactement ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est LA loi qui encadre comment tu stockes et utilises les données personnelles de tes clients depuis 2018.
Données personnelles = tout ce qui permet d’identifier quelqu’un :
- Nom, prénom
- Adresse email, téléphone
- Adresse postale
- Données bancaires (IBAN)
- Historique d’achats
Si tu es artisan, commerçant, ou freelance et que tu as des clients, tu ES concerné par le RGPD. Pas d’exception.
Pourquoi Excel ou papier pose problème pour le RGPD
Fichier client Excel non conforme RGPD :
- ❌ Souvent pas de mot de passe sur le fichier
- ❌ Stocké sur un ordinateur non sécurisé
- ❌ Partagé par email (non chiffré)
- ❌ Pas de traçabilité des modifications
- ❌ Données conservées indéfiniment
- ❌ Pas de politique de suppression
Fichier client papier non conforme RGPD :
- ❌ Accessible par n’importe qui (employés, visiteurs)
- ❌ Pas de traçabilité des consultations
- ❌ Risque de perte ou vol
- ❌ Impossible de supprimer rapidement une donnée
- ❌ Pas de sauvegarde en cas d’incendie/inondation
💡 Note : Un fichier client bien géré dans un CRM conforme comme HubSpot, Pipedrive ou Zoho CRM respecte automatiquement le RGPD. Découvre notre comparatif CRM conformes RGPD.
Ce que vous risquez VRAIMENT avec un fichier client non conforme en 2026
Les amendes RGPD (jusqu’à 20 millions d’euros)
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut infliger des amendes jusqu’à :
- 20 millions d’euros
- OU 4% de votre chiffre d’affaires annuel mondial
En pratique pour les PME/artisans :
- Première infraction : Mise en demeure (avertissement)
- Non-conformité persistante : Amende de 1 000€ à 50 000€ en moyenne
- Violation grave : Amende de 50 000€ à 300 000€
Exemples réels en 2024-2025 :
- Petit e-commerce : 15 000€ d’amende pour stockage de CB non sécurisé
- Artisan plombier : 8 000€ pour fichier client non protégé après fuite de données
- Restaurant : 12 000€ pour conservation excessive des données
Les contrôles CNIL se multiplient en 2026
Nouveauté 2026 : La CNIL a renforcé ses équipes de contrôle.
Tu peux être contrôlé si :
- Un client te signale à la CNIL
- Tu as un site web (contrôles aléatoires)
- Tu fais de la prospection par email
- Tu as subi une fuite de données (même minime)
- Un concurrent te dénonce (oui, ça arrive)
Déroulement d’un contrôle CNIL :
- Notification 15 jours avant (ou contrôle surprise)
- Audit de tes pratiques (stockage, sécurité, consentements)
- Rapport avec liste des non-conformités
- Mise en demeure de corriger (délai de 3 mois généralement)
- Amende si non-conformité persistante
💡 Astuce conformité : Si tu utilises un CRM comme HubSpot ou Pipedrive ET une bannière cookies comme Axeptio, tu es déjà 80% conforme RGPD. Consulte notre guide bannière cookies RGPD pour le reste.
Les risques en cas de fuite de données client
Imagine : ton ordinateur portable est volé, ou ton fichier Excel client est piraté.
Conséquences RGPD en cas de fuite :
- Obligation de notification : Tu dois déclarer la fuite à la CNIL sous 72 heures
- Obligation d’informer : Tu dois prévenir TOUS les clients concernés
- Amende quasi-automatique : Entre 10 000€ et 100 000€ selon la gravité
- Réputation détruite : Tes clients perdent confiance
Cas réel 2025 : Un électricien s’est fait voler son ordinateur avec un fichier Excel de 800 clients (noms, adresses, téléphones, montants factures). Amende CNIL : 22 000€ + plaintes clients + perte d’image.
💡 Solution : Utilise un CRM cloud sécurisé comme Monday.com ou Zoho CRM qui chiffre automatiquement les données et fait des sauvegardes quotidiennes.
Les 5 erreurs RGPD les plus courantes (et comment les éviter)
Erreur n°1 : Pas de base légale pour collecter les données
Problème : Tu stockes des infos clients sans avoir leur consentement explicite.
Solution RGPD :
- Ajoute une case à cocher « J’accepte que mes données soient utilisées pour… » sur tes formulaires
- La case NE DOIT PAS être pré-cochée
- Garde une preuve du consentement (horodatage)
💡 Bon outil : Axeptio gère les consentements automatiquement (gratuit jusqu’à 10k pages vues/mois).
Erreur n°2 : Conservation illimitée des données
Problème : Tu gardes des données de clients de 2010 alors qu’ils n’ont plus acheté depuis.
Règle RGPD : Tu ne peux conserver des données que :
- 3 ans après le dernier contact pour un prospect
- 5 ans après le dernier achat pour un client
- 10 ans pour les données comptables (obligation légale)
Solution : Fais un nettoyage annuel de ton fichier client.
💡 Automatisation : Les CRM comme HubSpot peuvent supprimer automatiquement les contacts inactifs après X années.
Erreur n°3 : Pas de sécurité sur le fichier
Problème : Ton fichier Excel est accessible à n’importe qui sur ton ordi.
Solution RGPD minimale :
- Protège ton fichier Excel par mot de passe
- Chiffre ton disque dur (BitLocker sur Windows, FileVault sur Mac)
- Ne partage JAMAIS le fichier par email (utilise un lien sécurisé type WeTransfer ou Drive)
💡 Mieux : Passe à un CRM cloud qui gère la sécurité pour toi.
Erreur n°4 : Pas de politique de confidentialité
Problème : Tes clients ne savent pas ce que tu fais de leurs données.
Solution RGPD : Crée une page « Politique de confidentialité » sur ton site qui explique :
- Quelles données tu collectes
- Pourquoi tu les collectes
- Combien de temps tu les gardes
- Comment les clients peuvent demander leur suppression
💡 Template gratuit : La CNIL propose un modèle gratuit sur cnil.fr.
Erreur n°5 : Pas de procédure pour les demandes clients
Problème : Un client te demande de supprimer ses données et tu ne sais pas comment faire.
Droits RGPD des clients :
- Droit d’accès : Voir toutes les données que tu as sur eux
- Droit de rectification : Corriger une donnée erronée
- Droit à l’effacement : Supprimer toutes leurs données
- Droit d’opposition : Refuser la prospection commerciale
Solution : Tu dois pouvoir répondre sous 1 mois maximum.
💡 Outil recommandé : Un CRM comme Pipedrive ou Zoho CRM permet de traiter ces demandes en 2 clics.
Comment mettre votre fichier client aux normes RGPD en 5 minutes
Option A : Sécuriser ton fichier Excel actuel (solution temporaire)
Étape 1 : Protège ton fichier (2 min)
- Ouvre ton fichier Excel client
- Fichier → Informations → Protéger le classeur → Chiffrer avec un mot de passe
- Choisis un mot de passe fort (12+ caractères, lettres + chiffres + symboles)
Étape 2 : Trie et nettoie (2 min)
- Supprime les clients inactifs depuis + de 3 ans (prospects) ou 5 ans (clients)
- Vérifie qu’il n’y a pas de données sensibles inutiles (religion, santé, etc.)
Étape 3 : Sauvegarde sécurisée (1 min)
- Upload le fichier sur Google Drive ou OneDrive (chiffré automatiquement)
- Supprime la version locale non protégée
💡 Attention : Cette solution est un minimum RGPD, pas l’idéal. C’est pour te mettre en conformité de base rapidement.
Option B : Passer à un CRM conforme RGPD (solution pérenne)
Les CRM conformes RGPD recommandés :
1. HubSpot CRM (Gratuit)
- ✅ Conforme RGPD par défaut
- ✅ Chiffrement des données
- ✅ Gestion des consentements intégrée
- ✅ Suppression facile des contacts
- ✅ Audit trail (traçabilité)
Essayer HubSpot CRM gratuitement
2. Pipedrive (14€/mois)
- ✅ Serveurs en Europe (conforme RGPD)
- ✅ Export de données en 1 clic
- ✅ Suppression de contacts simple
- ✅ Sauvegardes automatiques
3. Zoho CRM (14€/mois)
- ✅ Certifié RGPD
- ✅ Hébergement données en UE
- ✅ Workflow de suppression automatique
- ✅ Gestion multi-utilisateurs sécurisée
💡 Comparatif : Hésite entre HubSpot et Pipedrive ? Consulte notre guide comparatif HubSpot vs Pipedrive.
Option C : Utiliser un outil RGPD dédié
Pour les cookies et consentements web :
- Axeptio : Bannière cookies conforme RGPD (gratuit jusqu’à 10k vues/mois)
- Consulte notre guide complet bannière cookies RGPD
Pour la formation RGPD :
- Formation RGPD Udemy pour artisans : 2h de formation complète (29€)
Pour automatiser la conformité avec l’IA :
- Utilise Jasper AI ou Copy.ai pour générer tes politiques de confidentialité
- Découvre comment dans notre guide IA pour artisans
Questions fréquentes sur le RGPD pour les artisans et PME
Suis-je vraiment concerné si j’ai moins de 10 clients ?
OUI. Le RGPD s’applique dès le premier client. Pas de seuil minimum.
Puis-je garder un fichier papier ?
OUI, mais tu dois :
- Le ranger dans un meuble fermé à clé
- Limiter l’accès (toi seul ou employés autorisés)
- Avoir une procédure de destruction sécurisée (broyeur)
- Respecter les durées de conservation (3-5 ans max)
💡 Conseil : Le papier est plus risqué que le numérique bien sécurisé. Privilégie un CRM.
Que faire si un client me demande de supprimer ses données ?
Tu as 1 mois pour :
- Supprimer toutes ses données de ton fichier
- Confirmer la suppression par email
- Garder une preuve de la demande (l’email du client)
Exception : Tu peux garder les données obligatoires pour la comptabilité (factures) pendant 10 ans.
Un fichier Excel protégé par mot de passe suffit-il ?
C’est mieux que rien, mais pas idéal RGPD car :
- Pas de traçabilité (qui a consulté quoi ?)
- Pas de sauvegarde automatique
- Risque de perte si disque dur crashe
- Partage difficile en équipe
Solution recommandée : CRM cloud conforme RGPD.
Combien coûte la mise en conformité RGPD ?
Version DIY (gratuite) :
- Protéger ton Excel : 0€
- Créer une politique de confidentialité : 0€ (template CNIL)
- Bannière cookies Axeptio : 0€ (jusqu’à 10k vues/mois)
Version CRM (14-49€/mois) :
- HubSpot gratuit ou Pipedrive 14€/mois
- Formation RGPD Udemy : 29€ (une fois)
- Axeptio : 0€ ou 10€/mois
Version consultant (1500-5000€) :
- Si tu as un gros fichier client (>5000 contacts)
- Si tu traites des données sensibles (santé, finance)
💡 Pour 90% des artisans/PME : La version CRM à 14€/mois suffit largement.
Plan d’action : Ta checklist RGPD complète
Cette semaine (urgent)
- [ ] Protège ton fichier Excel actuel par mot de passe
- [ ] Supprime les clients inactifs depuis +3 ans
- [ ] Sauvegarde le fichier sur un cloud sécurisé
- [ ] Ajoute une case consentement RGPD sur tes formulaires
Ce mois-ci (important)
- [ ] Crée ta politique de confidentialité (template CNIL)
- [ ] Installe une bannière cookies conforme sur ton site (Axeptio)
- [ ] Teste un CRM conforme RGPD (HubSpot gratuit ou Pipedrive 14 jours)
- [ ] Forme-toi au RGPD (Formation Udemy)
Ce trimestre (pérennité)
- [ ] Migre ton fichier Excel vers un CRM
- [ ] Documente tes procédures RGPD (comment traiter les demandes clients)
- [ ] Fais un audit de sécurité complet
- [ ] Sensibilise tes employés au RGPD (si tu en as)
Conclusion
Ton fichier client Excel ou papier n’est probablement pas conforme RGPD, mais ça se corrige en 5 minutes avec les bons outils.
Les 3 actions prioritaires :
- ✅ Protège ton fichier actuel (mot de passe + cloud)
- ✅ Installe une bannière cookies conforme (Axeptio)
- ✅ Teste un CRM conforme RGPD (HubSpot ou Pipedrive)
Le RGPD n’est pas une punition, c’est une opportunité de professionnaliser ton organisation. Et franchement, un CRM bien configuré te fait gagner du temps ET te protège des amendes.
Besoin d’aide pour te mettre en conformité RGPD ? Contacte-nous à contact.shopreivilo@gmail.com et on t’accompagne pas à pas.
Tu veux aller plus loin ?
- Comparatif CRM conformes RGPD : HubSpot vs Pipedrive
- Guide bannière cookies RGPD complet
- Formation RGPD pour artisans sur Udemy
- Comment l’IA peut t’aider avec le RGPD
Installer Axeptio (bannière cookies) gratuitement | Tester HubSpot CRM gratuit | Essayer Pipedrive 14 jours